Sekretariatskraft im Vorzimmer der Schulleitung/Geschäftsführung

Art:
Vollzeit
Bewerbungsfrist:
11.02.2025
Beginn:
 zum 01.04.2025 
Ort:

Landeshauptstadt Kiel

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD-VKA

Stellenbeschreibung:

Das Regionale Berufsbildungszentrum Technik bietet als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts ein umfassendes Bildungsangebot im Bereich der dualen Berufsausbildung und Vollzeitbildungsgängen zur Erlangung des ESA, MSA bis hin zur Fach- und Allgemeinen Hochschulreife. In rd. 120 Räumen, von denen mehr als die Hälfte als Werkstätten und Labore eingerichtet sind, unterrichten ca. 140 Lehrkräfte rd. 2.500 Schülerinnen und Schüler. Zusätzlich organisiert das RBZ Technik u.a. Verwaltung, Systemadministration und Schulsozialarbeit mit eigenen Beschäftigten.

Am Regionalen Berufsbildungszentrum Technik ist zum 01.04.2025 die Planstelle einer

Sekretariatskraft im

Vorzimmer der Schulleitung/Geschäftsführung

zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Std/Woche), die mit EG 6 TVöD-VKA ausgewiesen ist. Eine vollzeitnahe Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Schwerpunkte Ihrer Aufgaben:

  • Vorzimmertätigkeiten für die Schulleitung/Geschäftsführung, u.a.:
    • Terminkoordination sowie –betreuung,
    • Mitwirkung bei Personalangelegenheiten der Lehrkräfte (Schulleitung) und RBZ-Beschäftigten (Verwaltungsleitung),
    • Zeiterfassungsbeauftragte für die RBZ-Beschäftigten,
    • Vorprüfung von Dienstreisegenehmigungen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen,
    • Korrespondenz mit anderen Behörden, insbesondere dem Amt für Schulen der Landeshauptstadt Kiel und dem SHIBB,
  • Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, u.a.:
    • Registraturtätigkeiten wie Postsachen und Archivierung,
    • persönliche Beratung, schriftliche Korrespondenz, Telefondienst, Akten- und Listenführung, Terminkoordination,
    • Führen einer Handkasse,
    • Zuarbeit bei Statistiken,
    • Protokollführung bei Sitzungen,
  • Unterstützung in Vertretungsfällen im Frontoffice des Sekretariats, u.a.:
    • Dateneingabe und Auswertungen, Zeugnisausfertigungen,
    • Ausstellen von Schulbescheinigungen und Schülerinnen-/Schülerausweisen.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch-verwaltenden Bereich, idealerweise zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder anderweitige für die Tätigkeiten qualifizierende, durch Arbeitszeugnisse nachgewiesene, mehrjährige beruflichen Erfahrungen.

Sprachkenntnisse:
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
weitere Voraussetzungen:

Ihre Stärken:

Erforderlich:

  • selbstständige und eigenverantworliche Arbeitsweise
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Verschwiegener Umgang, bspw. mit sensiblen Personalangelegenheiten
  • offener und freundlicher Umgang im Schulalltag
  • Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme sowie Internetkompetenz

Wünschenswert:

  • Fähigkeit und Bereitschaft, zeitweise erhöhte Arbeitsmengen zu bewältigen, sowie Stressbeständigkeit – Sie behalten auch in turbulenten Momenten den Überblick
  • Einfühlungsvermögen im Umgang mit jungen Menschen und weiteren am Schulalltag Beteiligten
  • Bereitschaft sich kurzfristig in die Schulsoftware einzuarbeiten
Wir Bieten:
  • Interessante und vielseitige Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit der Schulleitung und Geschäftsführung
  • Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) inkl. Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
  • Übernahme der Erfahrungsstufe bei einem direkten Wechsel aus dem öffentlichen Dienst
  • Arbeitgeberleistung zum NAH.SH-Job-/Deutschlandticket sowie einer Mitgliedschaft bei Hansefit i.H.v. von je 30 EUR mtl.
  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • 30 Tage Urlaub sowie dienstfrei am 24. und 31. Dezember – Urlaubszeiten während der Schulferien
  • Flexible und familienfreundliche Gleitzeitregelung, Möglichkeit einer Zusatzvereinbarung zur Mehrarbeit während der Schulzeit, für zusätzliche Urlaubstage während der Ferienzeiten
Besonderheiten:

Wir möchten die berufliche Förderung von Frauen im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes verwirklichen. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Es wird darauf hingewiesen, dass aus Kostengründen auf den Versand von Eingangsbestätigungen sowie Zwischennachrichten verzichtet wird. Die Vorstellungsgespräche finden auf Einladung statt.

Gewünschte Bewerbungsform:

hre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 11.02.2025 unter dem Stichwort „Stellenausschreibung Sekretariat“ per Post oder Mail an das RBZ Technik. 

Regionales Berufsbildungszentrum Technik
der Landeshauptstadt Kiel AöR
Geschwister-Scholl-Straße 9
24143 Kiel

Nähere Informationen:

Bei allen Fragen rund um das Bewerbungsverfahren wenden Sie sich gerne unter 0431 1698 613 oder jonas.soenksen@rbz-technik.de an den Verwaltungsleiter.

www.rbz-technik.de

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