Sachbearbeiter*in für allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

Art:
Voll- und Teilzeit
Bewerbungsfrist:
04.05.2025
Beginn:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Ort:

Landeshauptstadt Kiel

Befristung:
unbefristet
Entgeltgruppe:

EG 5 TVöD

Stellenbeschreibung:

Kieler Grünflächenamt sucht frische Köpfe

Starten Sie bei uns als

Sachbearbeiter*in für allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

(Eingruppierung nach EG 5 TVöD)

und unterstützen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stabsstelle Zentrale Steuerung und Intendanz unbefristet in Voll- oder Teilzeit.

Was zu tun ist

Sie bedienen das Servicetelefon, darunter fallen folgende Aufgaben an:

  • Prüfen der Bürger*innenanliegen auf Zuständigkeit
  • Zuweisen von Vorgängen an zuständige*n Sachbearbeiter*innen
  • Erfassen von Vorgängen im Grünflächenmanagementprogramm „pit“
  • Erstellen von Schreiben nach Vorgaben
  • Einholen von Stellungsnahmen von Fachabteilungen

Sie führen darüber hinaus allgemeine Verwaltungstätigkeiten durch. Das beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben:

  • Aufnahme und Erstellung von Mängelmeldungen bezüglich des Gebäudes sowie das Begleiten von Mängelbeseitigungen
  • Bearbeiten von Krank- und Gesundmeldungen
  • Pflege der Urlaubsdatei
  • Bearbeiten der zentralen Arbeitszeiterfassung
  • Pflege der Telefon- und Zuständigkeitsverzeichnisse

Eine weitere wesentliche Tätigkeit stellt die Registratur dar. Folgende Aufgaben fallen an:

  • Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost
  • Beschaffen und Ausgeben von Büromaterial und Fahrkarten
  • Beschaffen, verwalten und ausgeben von Stempeln, Büchern und externen Fachmedien
  • Erstellen von Umlaufinformationen
  • Im Abwesenheitsfall nehmen Sie die 2. Stellvertretung der Assistenz der Amtsleitung wahr.

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:
  • Ausbildung. Abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich z.B. als:
    • Verwaltungsfachangestellte*r
    • Kauffrau*mann für Büromanagement
    • Rechtsanwalts- und Notargehilfe
  • Oder den abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I
weitere Voraussetzungen:
  • Fachlichkeit. Erfahrungen mit der Fachanwendung pit und Vis – oder die Bereitschaft, sich diese Kenntnisse kurzfristig anzueignen

Die vorstehend genannten Ausschreibungskriterien müssen bis zum Ende der Ausschreibungsfrist vollständig erfüllt sein.

Was Sie auszeichnet

Sie besitzen eine gute Organisationsfähigkeit, indem Sie Arbeitsabläufe rationell und zielgerichtet planen, koordinieren und durchführen können. Darüber hinaus verfügen Sie über eine gute Kommunikationsfähigkeit, sowohl mündlich als auch schriftlich. 

Wir Bieten:
  • Flexibilität. Gleitzeit, Teilzeitarbeit und Home-Office
  • Vorsorge. Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
  • Mobilitätsförderung. Zuschuss für Fahrräder, E-Bikes, Job- oder Deutschlandticket
  • Betriebliche Gesundheitsförderung. Zuschuss für Hansefit sowie weitere externe und interne Sport- und Fitnessangebote
  • Sicherheit. Sicherer Arbeitsplatz auch in Krisen
Besonderheiten:

Gut zu wissen

Die Stelle ist teilbar unter der Voraussetzung der ganztägigen Besetzung und des Teilens eines Arbeitsplatzes.

Wir setzen uns aktiv für die Förderung von Frauen im Beruf ein und freuen uns besonders über ihre Bewerbungen. Gleiches gilt für Menschen mit Behinderungen – wir treffen angemessene Vorkehrungen, um die volle und wirksame Teilhabe am Berufsleben gleichberechtigt sicherzustellen. Auch Vielfalt ist uns ein großes Anliegen. Daher begrüßen wir Bewerbungen von Menschen verschiedenster Biographien. Ansprechpartner*innen zu diesen Themen finden Sie auf www.kiel.de/grundsätze.

Gewünschte Bewerbungsform:

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung bis zum 04. Mai 2025 die Referenznummer 00537 an und fügen Sie ein Anschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie relevante Arbeits- und Abschlusszeugnisse bei.

HIER ONLINE BEWERBEN

Werden Sie Teil des Teams.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Nähere Informationen:

Interessiert? – Wir auch. 

Gern möchten wir Sie kennenlernen!

Bei fachlichen Fragen zur Stelle steht Ihnen Nicole Grimm, Tel. 0431 901 3825 zur Verfügung.

Bei Fragen zum Auswahlverfahren hilft Ihnen Julia Holborn, Tel. 0431 901 5294 weiter.

 

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