Büroassistenz im Fachbereich Bau und Planung (w/m/d)
- Art:
- Vollzeit
- Bewerbungsfrist:
- 10.05.2025
- Beginn:
- zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Ort:
Heide
- Befristung:
- unbefristet
- Entgeltgruppe:
EG 5 TVöD
- Stellenbeschreibung:
Büroassistenz im Fachbereich Bau und Planung (w/m/d)
Küstennah, unweit der Metropolregion Hamburg, bezahlbar, liebens- und lebenswert liegt die Kreisstadt Heide mitten im schönen Dithmarschen. Mit rund 23.000 Einwohner*innen liegt in unmittelbarer Nähe zur Nordseeküste und erfüllt als Einkaufs-, Dienstleistungs- und Versorgungszentrum der südlichen Westküste Schleswig-Holsteins eine wichtige strukturelle Funktion für die gesamte Region. Wir sind moderner Hochschul- und Dienstleistungsstandort, wir sind Handelsplatz und Mittelpunkt einer beliebten Ferienregion. Eine Stadt in Bewegung und eine, in der wir noch mehr bewegen wollen.
Ihre Aufgaben:
- Erledigung von Büroassistenztätigkeiten, z.B. Termin-, Besuchs- und Telefonmanagement
- Schnittstelle zu allen internen Fachdiensten und externen Beteiligungen, selbstständige Erledigung der Korrespondenz
- Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten und Präsentationen sowie Mitwirkung bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
- Organisatorische und technische Unterstützung von Meetings/ Konferenzveranstaltungen inklusive der Vor-/Nachbereitung
- Unterstützung im Rahmen von Assistenztätigkeiten im Bereich der Bauordnung/Bauaufsicht einschl. der Abwicklung von Hausakten-einsichtsnahmen sowie der Aktenverwaltung des Archivs der Bauaufsicht
- Mitwirkung bei Haushaltsangelegenheiten
- Unterstützung des Sitzungsdienstes anlässlich von Ausschusssitzungen, z.B. Bearbeitung von Vorlagen im Fachprogramm Session
- Erstellung und Fortschreibung der Ausbildungspläne für fachbereichsspezifische Ausbildungsplätze sowie Betreuung im Rahmen des Dualen Studienganges
Die Übertragung weiterer, vergleichbarer Aufgaben bleibt vorbehalten.
Ihre Voraussetzungen:
- Abschluss:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement oder Bürokommunikation oder abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung zur/zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten oder gleichwertige Qualifikation
- weitere Voraussetzungen:
- professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Videokonferenz-Techniken
- sehr gute IT-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang in den MS-Office-Programmen Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- sicherer Umgang der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie fundierte Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse (min. C1-Niveau)
Wünschenswert ist:
- Erfahrungen im Umgang mit Geografischen Informations-Systemen (GIS)
- eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- sicheres, freundliches Auftreten, Belastbarkeit, Flexibilität und Diskretion
- Zuverlässigkeit und organisatorisches Geschick
- gute Kommunikationsfähigkeit, Kooperations-, Kontakt- und Konfliktfähigkeit sowie teamorientiertes Handeln
- Wir Bieten:
- attraktive Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf – z.B. kann bis zu 50% der Arbeit im Home-Office verrichtet werden
- eine interessante, abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und motivierten Team
- eine Einstellung und Eingruppierung entsprechend der Entgeltgruppe 5 TVöD
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Vollzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von derzeit 39,0 Stunden (grundsätzlich teilbar)
- Work-Life-Balance durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der gleitenden Arbeitszeit bei einer 5-Tage-Woche
- eine Urlaubsgewährung von 30 Tagen jährlich entsprechend der tariflichen Regelungen
- alle im öffentlichen Dienst gewährten Sonderzahlungen, wie jährliches Leistungsentgelt, jährliche Sonderzuwendung o.ä.
- eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- berufliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- betriebliches Gesundheitsmanagement, wie z.B. Firmenfitnessprogramm des Anbieters „EGYM Wellpass“
- Zuschuss zum Kauf eines Fahrrades
- Pool an modernen E-Dienstkraftfahrzeugen sowie E-Bikes
- Besonderheiten:
Die Stadt Heide verfügt über einen Frauenförderplan. Frauen werden bei gleicher Leistung, Befähigung und fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Anerkannte Schwerbehinderte und Gleichgestellte sind bei gleicher Qualifikation nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften bevorrechtigt. Wir würden uns freuen, wenn sich Fachkräfte mit Migrationshintergrund bewerben, da wir den Anteil an Beschäftigten mit multikultureller Kompetenz erhöhen möchten. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, die den oben genannten Anforderungen entsprechen. Kosten im Zusammenhang mit der Bewerbung können nicht erstattet werden. Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich und senden Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und allen relevanten Zeugnissen und Zertifikaten zu.
- Gewünschte Bewerbungsform:
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung!
Jetzt bewerben bis zum 10.05.2025
- Nähere Informationen:
Fragen?
Für weitere Auskünfte steht Ihnen die Leiterin des Fachdienstes Bauverwaltung und Grundsatzfragen, Frau Inken Dethlefsen, Tel: 0481/6850-610 gerne zur Verfügung.