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Sachbearbeiter:in im Internen Service/Geschäftsstelle

Art:

Voll- und Teilzeit

Bewerbungsfrist:

11.12.2024

Beginn:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ort:

Hansestadt Lübeck

Befristung:

unbefristet

Entgeltgruppe:

EG 6 TVöD

Stellenbeschreibung:

Wir suchen für unseren Bereich Familienhilfen/Jugendamt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

Sachbearbeiter:in im Internen Service/ Geschäftsstelle

Der Bereich Familienhilfen/Jugendamt unterstützt und berät junge Menschen, Eltern und Erziehungsberechtigte mit dem Ziel, positive Lebensbedingungen für ein gesundes Aufwachsen zu schaffen. Die Aufgaben des Jugendamtes werden durch pädagogische Teams (z.B. Allgemeiner Soziale Dienst, Pflegekinder- und Adoptionsstelle, Eingliederungshilfe) sowie Verwaltungsdienste (z.B. Unterhaltsvorschuss/Beistandschaften, Wirtschaftliche Jugendhilfe) wahrgenommen. Die Abteilung „Personal, Finanzen und Allgemeines“ ist hierbei als Serviceeinheit für alle zentralen und übergeordneten Angelegenheiten des Bereiches zuständig.

Das Aufgabengebiet im Geschäftszimmer umfasst

die Assistenz der Bereichsleitung (u.a. Terminkoordination, Bearbeitung von Posteingängen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Telefonservice und wegweisende Beratung für Bürger:innen, Korrespondenz mit Kooperationspartner:innen und Mitarbeiter:innen)
die Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Koordination bei Fortbildungen, Dienstreisen, Bereitschaftsplänen etc.)
allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, Rechnungsbuchung, Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen, Materialbestellung)
Zeitwirtschaftsbeauftragte:r im Bereich (elektronische Zeiterfassung, Krank- und Gesundmeldungen, Urlaubsanträge etc.)

Das Aufgabengebiet im Internen Service umfasst

die Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen des Bereiches in der Finanzsoftware MACH
die Mitwirkung bei der Bewirtschaftung des investiven und konsumtiven Haushalts des Bereiches
die Datenerhebung aus der Finanzsoftware für das Berichtswesen
allgemeine Verwaltungstätigkeiten für den Bereich (u.a. themenbezogene Sachbearbeitung, wie z.B. Logistik, Aktenverwaltung, Pflege von Verzeichnissen)
Arbeitsschutz
die Vertretung des Geschäftszimmers

Ihre Voraussetzungen:

Abschluss:

eine abgeschlossene Ausbildung zur / zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung
alternativ: eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement, Bankkauffrau/-mann, Handelsfachwirt:in) oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r

weitere Voraussetzungen:

Berufserfahrung im Bürobereich
ein guter Umgang mit Familien und jungen Menschen
gute EDV-Kenntnisse in den MS-Office-Anwendungen
eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
selbstsicheres Auftreten und lösungsorientiertes Handeln
hohe Belastbarkeit und Flexibilität
hohe Leistungsbereitschaft, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung

Wir Bieten:

Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
Flexibilität und Work-Lübeck-Balance: flexible Arbeitszeitmodelle im Rahmen der bedarfsorientierten Servicezeiten, Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten und Telearbeit, vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing
Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie einen Arbeitsplatz nahe der Lübecker Altstadt

Die durchschnittliche regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 39 Stunden; die Aufgaben sind bewertet nach Entgeltgruppe EG 6 TVöD. Darüber hinaus wird Tarifbeschäftigten eine betriebliche Altersversorgung angeboten.

Teilzeit ist nach Absprache möglich. Bitte geben Sie bei einem Teilzeitwunsch die Wunscharbeitszeit in Ihrer Bewerbung mit an.

Besonderheiten:

Die Hansestadt Lübeck verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern auf der Grundlage des Frauenförderplans. Da die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils anstrebt, werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.

Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.

Gewünschte Bewerbungsform:

Die Vorstellungsgspräche finden voraussichtlich am 14. Januar 2025 statt.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 11. Dezember 2024 über das Karriereportal der Hansestadt Lübeck (www.luebeck.de/jobs) unter der Kennziffer K 275 / 2024.

Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.

Nähere Informationen:

Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Mutz, Telefon 0451 / 122 ‑ 4665, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Neuser, Telefon 0451 / 122 ‑ 1910 zur Verfügung.

www.luebeck.de/jobs

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